CHARGE D’ACCUEIL ET SUIVI ADMINISTRATIF (H/F)

AFCCC Rhône-Alpes
Publié le
4 novembre 2021
Emplacement
LYON, France
Catégorie
Type de contrat
CDI  

Description

Chargé(e) d’accueil et de suivi administratif - CDI à temps partiel

 

L’Afccc69 est une association du secteur social dont l’objet est d’aider les personnes dans l’évolution de leur vie affective, relationnelle et sexuelle, en particulier dans leur relation de vie de couple, de famille, et ce dans le respect des droits et liberté de chacun.

L’Afccc69 propose plusieurs services d’accompagnement pour apaiser ou recréer du lien entre les membres d’une famille : conseil conjugal et familial, thérapie de couple, médiation familiale, action dans les collèges sur la vie affective et sexuelle, espaces rencontre facilitant les droits de visite entre des parents séparés et leurs enfants.

Inscrite dans un réseau national, l’Afccc69 est présente sur 2 sites à Lyon et Villefranche.

Nous sommes une équipe à taille humaine, 15 professionnels, à temps partiel, très investis et motivés pour faire connaître l’Afccc69 et assurer son développement au bénéfice des adultes et des enfants accompagnés.

Nous avons un besoin urgent de compléter notre équipe grâce à la création de ce nouveau poste de chargé(e) d’accueil et de suivi administratif pour renforcer notre qualité d’accueil et de suivi administratif de certains dossiers. 

  1. Les missions du poste

Le/la chargé(e) d'accueil anime un espace d'accueil et d'information. Il/elle accueille le public, l'écoute et recueille sa demande, l'informe sur les services proposés et l’oriente vers le service concerné.

  • Il/elle assure le suivi administratif des dossiers usagers de l’Espace Rencontre et de l’Espace Rencontre Protégé
  • Est garant de l’image des services de l’Afccc (amabilité, service, patience, ponctualité)

 

  1. Les tâches essentielles (répartition du temps estimatif)

Accueil et orientation du public : accueil téléphonique, physique et par mail – 10h /semaine :

- Accueillir le public sur place, par téléphone ou mail avec amabilité.

- Ecouter et Renseigner le public sur les différentes activités, gérer l’agressivité

- Recevoir, filtrer et orienter les appels / mails vers les services concernés. Prendre les rendez-vous avec les professionnels.

- Mettre à jour les outils internes de suivi du public permettant d’assurer la continuité des services

- Identifier la demande et son degré d'urgence. Informer la direction et/ou ses collègues en cas de difficulté

 

Suivi administratif des dossiers usagers de l’ER et ERP – 5h/ semaine : En lien avec les professionnels

  • Assurer la gestion administrative entrée et sortie des usagers : gérer, classer et archiver les documents administratifs liés aux ordonnances de justice ; Tenir les différents fichiers de suivi de l’activité à jour.
  • Participer à la rédaction, l’envoi, le classement et archivage des différents écrits
  • Organiser les différents rendez-vous des usagers avec les professionnels
  • Assurer la fluidité de l’information sur les situations entre les différents professionnels
  • Participer au respect du cadre (bienveillant et sécurisant) et du protocole d’accompagnement

 

Activité complémentaire – 1h/ semaine :

  • Participer aux réunions de différents services
  • Assurer le lien avec les autres actions et professionnels de l’association.
  • Participer à la préparation des informations d’analyse de l’activité, notamment pour le rapport d’activité
  • Participer à l’actualisation des outils de communication. Être force de proposition
  • Assurer une veille sur l'actualité en lien avec la famille et la parentalité

 

  1. Poste à temps partiel en CDI – 16h / semaine
  • CDI - Temps partiel : 16h / semaine, 4 plages horaires : Mardi 14h-18h, Mercredi 8h30 -12h30, Jeudi 14h-18h, Vendredi 14h-18h.
  • Mise à disposition d’un poste informatique sur le lieu de travail, Standard téléphonique
  • Lieu de travail : Afccc 69, 13 rue d’Algérie, 69001 Lyon

 

  1. Profil et pré-requis

Homme ou Femme

Qualification : Diplôme exigé en secrétariat/Bureautique, avec une expérience professionnelle de 3 à 5 ans minimum.

Une expérience d’accueil préalable serait appréciée. Sensibilité psychanalytique souhaitée.

La connaissance des dispositifs et acteurs de l’action sociale est un plus.

Rémunération : en fonction de l’expérience, minimum smic.

 

  1. Aptitudes

Compétences relationnelles :

  • Bonne présentation
  • Capacité d'accueil, d'écoute active et de dialogue
  • Capacité à accueillir et contenir la souffrance et l’agressivité. Capacité à repérer les enjeux dans les situations présentées et à prendre du recul
  • Patience, sens de la diplomatie, capacité à gérer des situations relationnelles difficiles
  • Capacité d'initiative et d’adaptation aux situations
  • Discrétion, confidentialité
  • Sérieux, organisation, autonomie, rigueur
  • Appétence à travailler en équipe pluridisciplinaire

Compétences techniques, savoirs :

  • Très bonne connaissance des services de l’Afccc, de l’organisation interne et de l’environnement institutionnel externe
  • Maitrise des outils bureautique, Pack Office
  • Bonne capacité de rédaction administrative
  • Logiciels métiers

 

Processus de recrutement : entretiens courant novembre

Date de démarrage souhaitée : dès que possible

Envoyer CV et lettre de motivation à : recrutement@afccc69.fr

préciser REf – chargé accueil 2021

 

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