ASSISTANT ADMNISTRATIF (H/F)

IREPS Auvergne-Rhône-Alpes

Instance Régionale d’Education et de Promotion de la Santé

Site internet : www.ireps-ara.org

APPEL A CANDIDATURES :

ASSISTANT ADMNISTRATIF (H/F) en CDI à temps complet

ADES DU RHONE - Délégation Rhône Lyon

1- INTITULE DE L’EMPLOI-REPERE

« Assistant de gestion administrative, financière et de documentation (H/F)» (IREPS).

2- APPELLATION DU POSTE

Assistant administratif et de gestion (H/F)

3- DEFINITION DE L’EMPLOI-REPERE

Réalise de multiples activités d’accueil, d’information, d’administration, de gestion et de documentation contribuant au bon fonctionnement de la structure. Assiste la direction (déléguée territoriale), les chargés de projet et de documentation ainsi que les administrateurs dans l’exercice de leurs missions.

4- ACTIVITES PRINCIPALES

Pôle administratif

Rédiger les correspondances, notes, convocations et documents d’information

Saisir, mettre en forme, imprimer et diffuser des documents

Gérer le courrier, arrivée et départ mettre sous pli des courriers, affranchissements, relations avec La Poste

Imprimer des documents, réalisation d’étiquettes (élaboration de publipostage)

Créer et tenir à jour des outils de travail collectif (agenda électronique, bases de données contacts et mailing-listes, outils de communication internes multimédias, devis...)

Contribuer à la gestion des ressources humaines en lien avec la déléguée territoriale (variables de salaire, suivi congés, planning équipe)

Classer physiquement et numériquement des dossiers et archives

Participer à l’amélioration des procédures administratives de l’IREPS

Comptabilité

Etablir et enregistrer des devis et factures d’interventions dans un fichier, prestations et relances éventuelles

Collecter, vérifier et enregistrer les notes de frais

Effectuer des commandes, vérifier et préparer le paiement des factures fournisseurs

Vérifier les relevés de compte

Préparer les navettes à transmettre au siège pour saisie en comptabilité

Appui au travail de l’équipe

Accueillir, informer, orienter les usagers (physiquement, par téléphone, par courriel)

Contribuer à la gestion administrative des demandes de financement de la délégation

Gérer les aspects logistiques des activités de l’équipe :

- Appui à l’organisation de manifestations : formations, colloques, conférences, réunions, temps conviviaux, …

- Gestion des inscriptions liées à l’activité des formations de l’IREPS via le logiciel Digiforma dans le respect des procédures Qualité (fiches d’émargement, dossier des participants, envoi de confirmation, réalisation et envoi d’attestations de présence, …).

- Réservation de salles

- Recherche de prestataires et recueil des devis

- Organisation des déplacements (réservation train, avion, voiture, hôtel et restaurant)

- Saisie de données d’activités dans les différentes bases de données

- Gérer et optimiser l’intendance (locaux, matériels, fournitures …). Commande et achat en magasin si besoin. Relation avec la société de ménage et liens avec les intervenants

- Gestion des badges et des clés des locaux

- Le cas échéant, gestion des véhicules de service (réservation, entretien, révision, nettoyage)

5- INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

Formations et diplômes requis

BAC STT ou STG / BAC+2 Assistant de manager ou de gestion

Expérience de 2 ans minimum sur un poste similaire exigée.

Connaissances

Connaître la culture et le fonctionnement associatif

Notions de base en comptabilité et gestion administrative

Savoir -faire

Maîtriser les outils de bureautique et de navigation sur internet

Maîtriser les logiciels du pack office (Excel, Word, PowerPoint, Publisher)

Connaissance de WordPress appréciée

Disposer de bonnes capacités rédactionnelles

Avoir le sens de l’organisation, du classement et de l’archivage

Savoir-être

Disposer d’une bonne capacité d’écoute

Disposer d’une aisance relationnelle avec le sens de l’accueil

Faire preuve d’autonomie

Savoir s’organiser et gérer les priorités

Faire preuve d’adaptabilité

Faire preuve de discrétion et de diplomatie

Faire preuve de réactivité

Faire preuve de rigueur

Respecter le secret professionnel et la confidentialité

6- DELEGATION ET AUTONOMIE

L’assistant administratif (H/F) dispose d’une autonomie et doit faire preuve d’initiative dans l’organisation de son travail et la gestion des priorités pour faire face aux contraintes et imprévus multiples.

Dans le cadre des demandes ou instructions de la direction ou des chargé(e)s de projet, l’assistant administratif et de gestion rend compte des avancées et des résultats des travaux confiés.

Relation de subordination : Vis-à-vis de la déléguée territoriale basée sur la délégation du Rhône de l’IREPS ARA

Relations fonctionnelles :

L’assistant administratif travaille en collaboration avec la direction administrative et financière de l’IREPS, les membres de l’équipe et les partenaires de l’association. Il interagit régulièrement avec les équipes de l’IREPS Auvergne Rhône-Alpes (siège et délégations territoriales)

7- INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

Poste en CDI à temps complet. Statut : non cadre

Rémunération : 2069,60 € bruts/mois (indice 181 +18) pour un temps plein, en référence au statut national des salariés des Ireps adopté par le CA de la FNES.

Lieu d’exercice : poste basé à Lyon (Délégation Territoriale du Rhône Lyon).

Date de prise de poste : à partir du 5 septembre 2022

Processus de recrutement : Examen des candidatures : semaine du 27 au 30 juin

Activité de mise en situation des candidats présélectionnés : lundi 4 et mardi 5 juillet (1h – en distantiel)

Entretien avec les candidats sélectionnés : vendredi 8 juillet

Pour candidater : Transmettre par mail uniquement votre lettre de motivation et CV (format PDF) sous la référence « Assistante Adm IREPS ARA – ADES DU RHONE/Délégation 69 » avant le 26 juin 2022.

A l’attention de Stéphanie DESMAISONS, déléguée territoriale : recrutement@adesdurhone.fr

Contact pour des précisions sur le poste : Stéphanie DESMAISONS, déléguée territoriale :

stephanie.desmaisons@adesdurhone.fr