SECRETAIRE D’ACCUEIL (H/F)

Amicale du Nid Rhône
Publié le
13 septembre 2021
Emplacement
29, rue Saint Jean de Dieu Technopark 2, Bât B, LYON, France
Catégorie
Type de contrat
CDI  

Description

L’Amicale du Nid accueille et accompagne des personnes victimes de la prostitution et de la traite des êtres humains à des fins d’exploitation sexuelle.

L’établissement est composé de 4 services : Milieu ouvert, Hébergement, Atelier d’Adaptation à la Vie Active (AAVA) et Equipe Mobile Mineur.e.s.

Activités et délégations                                                                             

Sous la responsabilité de la cheffe des services éducatifs, le.la secrétaire polyvalente est son.sa collaborateur.rice directe et, en son absence, de la directrice de l’établissement. En lien avec les équipes, il.elle assure l’accueil physique et téléphonique, le secrétariat et la gestion administrative des pôles éducatifs. Il.Elle favorise la communication interne et contribue à l’action socio-éducative.

ACTIVITES PRINCIPALES

Accueil et circulation d’informations

-     Réceptionne les appels, prend des messages, oriente le public et les appels vers les différentes équipes

-     Accueille, renseigne et oriente toute personne qui se présente dans les locaux

-     Contrôle les entrées, veille au respect du règlement de fonctionnement et aux règles de sécurité avec les équipes

-     Transmet à la cheffe des services éducatifs, et en son absence à la directrice,  toute information concernant  l’établissement

-     Diffuse et affiche les informations à transmettre aux équipes  à la demande de l’équipe d’encadrement / gère les panneaux d’affichage réglementaires

-     Prend en charge le bon déroulement du temps d’attente à l’accueil et, en cas de difficultés, alerte la cheffe des services éducatifs et/ou ses collègues

Secrétariat

-     Assure le secrétariat courant (courriers, attestations, notes …)

-     Réceptionne, enregistre et expédie le courrier départ /arrivé

-     Réceptionne, enregistre et remet le courrier des usagers domiciliés

-     Affiche tout document à la demande de la direction

-     Classe et archive les documents

-     Gère le stock et les commandes en  fournitures de bureau et produits d’entretien avec la secrétaire de direction.

-     Suit  le stock de fournitures hôtelières en lien avec l’équipe Hébergement

-     Effectue des achats courants (alimentation, petits équipement ….)

-     Assure le suivi de la maintenance des équipements (photocopieurs, standard …….)

-     Centralise et transmet à l’informaticien les demandes d’intervention l’équipe d’encadrement en cas de problèmes/ou dysfonctionnement sérieux du système informatique

-     Tient et vérifie la  caisse des services éducatifs

-     Enregistre les dépenses et les recettes dans le cahier de caisse

-     Fait valider le cahier des caisses et les bordereaux de dépenses et recettes par la Cheffe de services et le transmet au service comptabilité

-     Rembourse les frais professionnels sur présentation de justificatifs

-     Apporte un appui à l’organisation de réunions, rencontres…..

  • Assure le compte-rendu informatisé des réunions institutionnelles

Gestion administrative de l’activité des pôles 

-     Encaisse la participation à l’hébergement et le remboursement des prêts.

-     Tient les différents tableaux de bord d’activités transmises à la direction (hébergement, DNH, participation des usagers, dettes)

-     Gère les nuitées d’urgence, tient le tableau de bord et les transmet à la DDCS, au gestionnaire du DNH (le MAS), à la Direction et au /service comptabilité pour facturation

-     Gère les aides de première nécessité (Tickets de bus, chèques service….) en lien avec les équipes sous la supervision du chef de services éducatifs (gestion du stock et délivrance)

-     Prépare les quittances de participation et l’allocation de subsistance  des hébergés

-     Etablit les attestations,  les certificats d’hébergement

-     Contacte les entreprises et les artisans pour des interventions et /ou demande de devis  (logements et locaux)

-     Enregistre les données statistiques mensuelles et les transmet à DDCS et à la CAF,

-     Enregistre les données liées à l’hébergement dans le logiciel Héra/DDCS

  • Participe à l’élaboration des rapports d’activités et à la tenue des statistiques

ACTIVITES COMPLEMENTAIRES

  • Contribue à l’action socioéducative

-     Appui à l’organisation d’activités ; réalise des supports d’informations,

-     Informe et suscite la participation des personnes aux actions collectives

-     Est à l’écoute des besoins, demandes et difficultés des personnes, les rapporte à l’équipe d’encadrement et fait part de ses observations à la cheffe de services

  • Ponctuellement peut traduire des documents ou assurer l’interprétariat en appui aux équipes éducatives

Compétences et qualités attendues

Homme ou Femme

Diplôme exigé en secrétariat/Bureautique, avec une expérience professionnelle de deux ans minimum

Langue : Anglais exigé, autres langues appréciées

Permis B obligatoire

  • Salarié.e de l’Amicale du Nid, il.elle adhère aux valeurs déclinées dans le projet associatif.
  • Est soumis.e à la discrétion professionnelle et au respect de la confidentialité des dossiers
  • Respecte les procédures et les protocoles en vigueur
  • Fait preuve de rigueur dans l’exercice de ses fonctions
  • Accueille le public avec amabilité et bienveillance
  • A l’obligation d’alerter la direction sur tout dysfonctionnement et/ou problème grave constaté

Conditions du poste

  • CDI Temps plein
  • Poste basé à Gerland
  • Horaire en semaine du lundi au vendredi
  • Prise de poste au plus tôt
  • Convention Collective CC 66

Candidature

Candidature (CV et lettre d’accompagnement) à adresser avant le 30 septembre 2021 par mail à cheffeserviceseducatifs@adn69.fr

avec la référence : Secrétariat d’Accueil des services éducatifs

 

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